Você sabe o que é otimização de processos?

A otimização de processos consiste em uma técnica que usa o mapeamento das atividades executadas, identificação e eliminação de falhas e padronização das rotinas, que auxilia na redução de tarefas desnecessárias, erros e desperdícios, melhorando os métodos de trabalho e proporcionando resultados mais satisfatórios.

A otimização de processos garante diversos benefícios para a empresa, aumentando a produtividade e melhorando a gestão do tempo. E é sobre este assunto que vamos falar no artigo de hoje. Confira!

Entenda a importância da otimização

  • Auxilia a empresa na avaliação dos processos de maneira mais assertiva e estratégica;
  • Permite a adoção de melhores práticas dos métodos de trabalho e da formalização, tornando as entregas mais confiáveis e a incidência de erros e dúvidas com relação ao processo é reduzida consideravelmente;
  • Criação de soluções mais assertivas e maior agilidade na conclusão de tarefas, permitindo identificar quais atividades não agregam valor ao resultado final e eliminá-las;
  • Proporciona diversas vantagens que provocam um impacto positivo, além da redução de custos e melhorias na rotina de trabalho;
  • Por meio da otimização é possível aumentar e melhorar a produtividade e ganhar mais tempo para focar em outras tarefas, produzindo mais e com qualidade.

Os três pilares para aperfeiçoar os processos são: identificar quais são os processos, apontar quais melhorias devem ser tomadas e aplicar as soluções preestabelecidas e planejadas, monitorando-as.

Para isso é interessante avaliar o uso de tecnologia para gestão estratégica desses processos, por meio de softwares de automação, que, além de agilizar as demandas feitas manualmente, reduzem os erros e melhoram os resultados das entregas.

Como a otimização de processos pode ser realizada?

Mapeamento dos processos

O mapeamento consiste no estudo das atividades realizadas, de ponta a ponta em um processo, além da identificação das entradas e saídas. Com isso, se realiza um desenho do fluxo dessas tarefas, o que aumenta a compreensão de como o trabalho é realizado.

Identificação e eliminação de falhas

Após o mapeamento dos processos, é mais fácil e mais preciso o processo de identificação das falhas e gargalos que afetam a produtividade e o resultado final.

Eliminação de etapas desnecessárias

A execução de atividades que não têm um impacto positivo no processo, mas que ainda são realizadas, assim tarefas repetitivas afetam diretamente a produtividade. Ao otimizar processos, esses pontos podem ser identificados e eliminados, tornando a atividade mais enxuta e objetiva.

Melhorias na utilização dos recursos

Um processo engessado ou ineficaz, que afeta a produtividade, é um desperdício de recursos, sejam eles materiais, de tempo ou ferramentas. Logo, ao avaliar as perdas do processo, também é preciso estudar como a produtividade pode ser aumentada.

Formalização do novo método

Quando um processo é otimizado, certamente ele sofre mudanças na maneira como é executado. Para garantir que isso seja adotado na prática, é necessário formalizar esses ajustes e fazer com que eles se tornem do conhecimento dos colaboradores. Isso é essencial também no caso de treinamento de novos funcionários.

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