Você sabe o que é otimização de processos?
A otimização de processos consiste em uma técnica que usa o mapeamento das atividades executadas, identificação e eliminação de falhas e padronização das rotinas, que auxilia na redução de tarefas desnecessárias, erros e desperdícios, melhorando os métodos de trabalho e proporcionando resultados mais satisfatórios.
A otimização de processos garante diversos benefícios para a empresa, aumentando a produtividade e melhorando a gestão do tempo. E é sobre este assunto que vamos falar no artigo de hoje. Confira!
Entenda a importância da otimização
- Auxilia a empresa na avaliação dos processos de maneira mais assertiva e estratégica;
- Permite a adoção de melhores práticas dos métodos de trabalho e da formalização, tornando as entregas mais confiáveis e a incidência de erros e dúvidas com relação ao processo é reduzida consideravelmente;
- Criação de soluções mais assertivas e maior agilidade na conclusão de tarefas, permitindo identificar quais atividades não agregam valor ao resultado final e eliminá-las;
- Proporciona diversas vantagens que provocam um impacto positivo, além da redução de custos e melhorias na rotina de trabalho;
- Por meio da otimização é possível aumentar e melhorar a produtividade e ganhar mais tempo para focar em outras tarefas, produzindo mais e com qualidade.
Os três pilares para aperfeiçoar os processos são: identificar quais são os processos, apontar quais melhorias devem ser tomadas e aplicar as soluções preestabelecidas e planejadas, monitorando-as.
Para isso é interessante avaliar o uso de tecnologia para gestão estratégica desses processos, por meio de softwares de automação, que, além de agilizar as demandas feitas manualmente, reduzem os erros e melhoram os resultados das entregas.
Como a otimização de processos pode ser realizada?
Mapeamento dos processos
O mapeamento consiste no estudo das atividades realizadas, de ponta a ponta em um processo, além da identificação das entradas e saídas. Com isso, se realiza um desenho do fluxo dessas tarefas, o que aumenta a compreensão de como o trabalho é realizado.
Identificação e eliminação de falhas
Após o mapeamento dos processos, é mais fácil e mais preciso o processo de identificação das falhas e gargalos que afetam a produtividade e o resultado final.
Eliminação de etapas desnecessárias
A execução de atividades que não têm um impacto positivo no processo, mas que ainda são realizadas, assim tarefas repetitivas afetam diretamente a produtividade. Ao otimizar processos, esses pontos podem ser identificados e eliminados, tornando a atividade mais enxuta e objetiva.
Melhorias na utilização dos recursos
Um processo engessado ou ineficaz, que afeta a produtividade, é um desperdício de recursos, sejam eles materiais, de tempo ou ferramentas. Logo, ao avaliar as perdas do processo, também é preciso estudar como a produtividade pode ser aumentada.
Formalização do novo método
Quando um processo é otimizado, certamente ele sofre mudanças na maneira como é executado. Para garantir que isso seja adotado na prática, é necessário formalizar esses ajustes e fazer com que eles se tornem do conhecimento dos colaboradores. Isso é essencial também no caso de treinamento de novos funcionários.
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